कालव्यवस्थापन (Time Management) : एक अपसंज्ञा (चुकीचे नाव, misnomer)

एखादी संज्ञा (term, name) पकडून तिचे व्यापारीकरण करणे हे काही नवीन किंवा विरळ नक्कीच नाही. एखाद्या संज्ञेची पद्धतशीरपणे प्रसिद्धी करून मोठा उद्योग निर्माण होऊ शकतो असे लक्षात आले की मग त्या संज्ञेभोवती जाणीवपूर्वक इतके मोठे वलय निर्माण केले जाते की, त्या संज्ञेचा अर्थ समजला जातो तसाच आहे की ती अपसंज्ञा आहे, इकडे लक्ष न देता तिचा उदो उदो केला जातो. अश्या परिस्थितीला "पूर्वग्रहदोष (cognitive bias)" असे म्हटले जाते आणि शब्दाच्या आशयाशी प्रामाणिक नसलेल्या संज्ञेला "अपसंज्ञा (misnomer)" असे म्हणतात. कालव्यवस्थापन ही अशीच अनेक दशलक्ष डॉलर उद्योगाला जन्म देणारी अपसंज्ञा आहे.

आपण कालाचे/वेळेचे व्यवस्थापन (time management) करू शकतो या लोकांच्या दाव्याबद्दल मला फार पूर्वीपासून आश्चर्य वाटत आले आहे. जरा नेहमीचा पूर्वग्रह बाजूला ठेवून असे का होते त्याचा विचार करता या अपसंज्ञेचे मूळ, "वेळ एक साधनसंपत्ती (resource) आहे" असा केलेला आणि आंधळेपणे स्वीकारलेला विचार आहे असे वाटते. पण ही खरी वस्तुस्थिती नाही!

वेळ साधनसंपत्ती नाही

कोणत्याही साधनसंपत्तीचे मूलभूत गुणधर्म काळ/वेळ याबरोबर ताडून पाहिल्यास खालील सत्ये पुढे येतात :

१. साधनसंपत्ती बनवता, साठवता व खर्च करता येते; तिच्यावर हक्क प्रस्थापित करता येतो. वेळेच्या बाबतीत यातले काहीच शक्य नाही. वेळ काढणे, खर्च करणे, इ केवळ वाक्प्रचार आहेत... म्हणजे एक प्रकारे त्याही अपसंज्ञा आहेत!

२. ताब्यात असलेली साधनसंपत्ती वाचवून (कमी खर्च करून) भविष्यातल्या उपयोगासाठी राखून ठेवता येते. तसे वेळाच्या बाबतीत शक्य नाही. वेळ वाचवणे ही हातातल्या 'काम भर्रकन करणे' अथवा 'काम न करणे' या कृतींची अपसंज्ञा आहे.

३. साधनसंपत्तीला गुणधर्म असतात आणि त्यांची एक पातळी मानदंड (benchmark अथवा specifications) ठरवून साधनसंपत्तीचा दर्जा (quality) अथवा बरे-वाईटपणा ठरवता येते. वेळ बरी/वाईट असणे ही "परिस्थिती बरी/वाईट असणे" या वस्तुस्थितीची अपसंज्ञा आहे!

४. साधनसंपत्ती विकत/उसनी/भेट दिली/घेतली जाऊ शकते. तुम्ही आपल्या दिवसातल्या २४ तासातले २ तास वेगळे करून दुसऱ्याला देऊन तुमचा दिवस २२ तासाचा आणि दुसऱ्याचा दिवस २६ तासाचा करू शकत नाही. दुसऱ्याला वेळ देणे ही "दुसऱ्याच्या मदतीसाठी उपलब्ध असणे अथवा दुसऱ्याला काम उशीरा आटपण्याला संमती देणे" या कृतीची अपसंज्ञा आहे!

५. साधनसंपत्ती आपणहून स्वतःला वापरून घेत नाही. त्यामुळे न वापरलेली साधनसंपत्ती तशीच राहते किंवा नाशवंत असल्यास ती कमी दर्जाची/नष्ट होते. आज न वापरलेले १०० रुपये (एक प्रकारची साधनसंपत्ती) उद्या वापरता येतात. वेळ ना कमी दर्जाचा ना नष्ट होतो /करता येतो. याविरुद्ध, वेळ पुढे जातो ही पण एक सं/कल्पनाच आहे. त्यामुळेच, आजच्या २४ तासातील १० मिनिटे उद्या वापरायला शिल्लक ठेवून उद्याचा दिवस २४ तास १० मिनिटांचा करता येत नाही. एखाद्या गोष्टीसाठी वेळ वापरणे ही "एखादी गोष्ट करणे" यासाठी वापरलेली अपसंज्ञा आहे!

६. वास्तविक जीवनात साधनसंपत्तीचे वितरण कधीच आपोआप समसमान नसते. मात्र दिवसाचा २४ तास वेळ हा सगळ्यांसाठी तेवढाच तंतोतंत २४ तासच असतो. त्यामुळे या जगात कोणीही वेळेच्या बाबतीत श्रीमंत अथवा गरीब असू शकत नाही. कितीही श्रीमंत अथवा (कोणत्याही अर्थाने) कितीही ताकदवान असलेल्या माणसाला दिवसाच्या २४ तासातले ना एखादे मिनिट वाढवता/कमी करता येते आणि ना मिनिटातला एखादा सेकंद जास्त/कमी करता येतो.

७. व्यवस्थापनामध्ये साधनसंपत्ती संपादन करणे, योग्य रितीने तिचे वितरण करणे आणि ती योग्य तऱ्हेने वापरून अपेक्षित परिणाम साधणे हे करायचे असते. वेळेच्या बाबतीत यातले काहीच करता येत नाही... कारण ती केवळ एक संकल्पना आहे!

थोडक्यात

कालव्यवस्थापन ही एक अपसंज्ञा आहे आणि त्याचबरोबर हे पण स्पष्ट होते की कालव्यवस्थापन या अपसंज्ञेच्या वापरामुळे तिच्यामागे अपसंज्ञांची एक लांबच लांब साखळी निर्माण झाली आहे.

मग वेळ आहे तरी काय?

वेळ ही केवळ एक संकल्पना आहे. ही संकल्पना एका स्वच्छंद (arbitrary) मापकांच्या नियंत्रक चौकटीमध्ये (framework) बद्ध केलेली आहे... ज्यांना आपण सेकंद, मिनिट, दिवस, महिने, वर्ष, इ नावांनी ओळखतो. या एककांचे आकारमान (आपण पृथ्वीवर राहत असल्याने) पृथ्वीचे सूर्याभोवतीचे भ्रमण आणि त्यामुळे पृथ्वीवर होणारे प्रकाश-अंधाराचे बदल जमेस धरून केले आहेत... ते ना अचूक आहेत, ना त्यांची विभागणी समान अथवा शास्त्रीय आहे! उदा. वर्ष अचूक ३६५ दिवसांचे नसते त्यामुळे आपल्याला लीप वर्षाचा उठाठोप करावा लागतो. दिवसात १२ तास उजेड व १२ तास अंधार ही अवस्थाही पृथ्वीवरच्या काहीच ठिकाणी आणि तीही एका वर्षात एखादाच दिवस असते.

वेळ या संकल्पनेचे आपल्या जीवनातले महत्त्व आणि उपयोग

अश्या वस्तुस्थितीच्या पार्श्वभूमीवर "वेळ" नावाच्या संकल्पनेची सर्वमान्य शास्त्रीय व्याख्या आजपर्यंत होऊ शकली नाही यात काहीच आश्चर्य नाही. म्हणून जे मोठमोठ्या शास्त्रज्ञांना आजपर्यंत जमले नाही ते करण्याच्या प्रयत्नाऐवजी ती संकल्पना काय आहे आणि तिचा आपल्याला व्यवहारात काय आणि कसा उपयोग करून घेता येईल हे पाहूया.

काळाचे वर्णन

काळाची नक्की व्याख्या करता येत नसली तरी तिचे स्वरूप समजावून घेण्यासाठी त्याचे ढोबळ वर्णन जरूर शक्य आहे.
"काल ही एक रैखीक (linear);
सलग (continuous, वेळ खंडीत होत नाही);
एकदिशा (unidirectional, वेळ केवळ पुढे जाऊ शकतो, मागे फिरू/बाजूला वळू शकत नाही);
निर्गुण (काळाला गुण/दर्जा नसतो);
अपरिवर्तनीय (un-modifiable, काळात चांगला/वाईट बदल होत नाही अथवा करता येत नाही); आणि
एकमितीय (uni-dimensional)
संकल्पना (concept) आहे. "

काळ या संकल्पनेचे उपयोग

काळाचा खालीलप्रमाणे उपयोग आपण करतो / आपल्याला करून घेता येतो:

१. कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ (Timing किंवा Time as a single Placeholder) : एखाद्या कृतीतील विशिष्ट बिंदू वेळेचा उपयोग करून सगळ्यांना समजेल अश्या प्रकारे सांगता येतो.
उदा : दुपारी पाच वाजता सभा सुरू होईल; कार्यालयाचे काम सकाळी ९ वाजता सुरू होते; इ.

२. कालमान ( Duration) : हा कोणत्याही दोन कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळांच्या मधला कालास कालमान म्हणतात. याचा उपयोग आपल्याला दोन कृतीतील समानता/भिन्नता ताडून पाहायला आणि त्यातली जास्त योग्य कृती निवडण्यास होतो. प्रत्येक कालमापनामध्ये वापरली जाणारी साधनसंपत्ती कोणत्या प्रकाराची, किती व कशी वापरली जाते याच्या विश्लेषणावर ही निवड अवलंबून असते.

कालमानाचे अनेक प्रकार आहेत. ते नीट समजून घेतल्यास त्यांचा व्यवहारात चपखल उपयोग करून फायदा करून घेता येतो :
२. १. साधे कालमान (Simple duration) : हे कालमापनाला वापरल्या जाणाऱ्या नेहमीच्या एककांमध्ये (सेकंद, मिनिट, तास, दिवस, इ) व्यक्त केले जाते. यात परत दोन उपप्रकार आहेत
२. १. अ) सुरुवातीचा आणि अखेरची कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ (start time व the end time) निश्चित केलेले कालमान : या प्रकारात कृतीची सुरुवात आणि अखेरीची निश्चिती असते आणि त्यावरून दोन वेगळ्या कृतींची एकमेकाशी तुलना करणे शक्य असते किंवा कोणत्याही एका कृतीची मानदंडाशी तुलना शक्य असते.
उदा : हे काम वेळ २१ फेब्रुवारी २०१५ या दिवशी सकाळी ९ वाजता सुरू करून २४ फेब्रुवारी २०१५ या दिवशी संध्याकाळी ३ वाजता संपवायचे आहे.
२. १. आ) सुरुवातीचा आणि अखेरची कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ (start time व the end time) अनिश्चित असलेले कालमान : सुरुवातीची अथवा अखेरची कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ नक्की न केल्यामुळे या प्रकारचे कालमान संदेहकारक असते आणि कृती करणाऱ्यावर नियंत्रण नसल्याने कृती योग्य परिणाम साधेलच अशी खात्री देता येत नाही.
उदा : हे काम तीन तासांत पूर्ण झाले पाहिजे.

२. २. कालबद्ध अनूसूची अथवा कार्यसूची (Schedule) : या प्रकारात सुरुवातीचा आणि अखेरची कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ असलेली अनेक सलग कालमाने आणि त्या कालमानांत अपेक्षित असलेल्या कामाची यादी असते. एकामागून एक अनेक कामे करणे अपेक्षित असताना कालबद्ध अनूसूची उपयोगी पडते.

२. ३. कार्य-काल सारणी (Work-Time Matrix) : कार्य-काल सारणीचा उपयोग एक अथवा अनेक कार्यसूचींत एकाच वेळेस अनेक प्रकारच्या साधनसंपत्ती कश्या वापरल्या जाता येऊ शकतील हे दाखवण्यासाठी केला जातो. यामुळे साधनसंपत्तीच्या वापराचे अंतर्गत परस्परविरोध (conflict) टाळता येऊन साधनसंपत्तीचा सर्वोत्तम / इष्टतम (optimum) उपयोग करता येतो.

थोडक्यात

वरच्या निवेदनावरून असे दिसून येते की काळ ही संकल्पनेचा स्वतंत्र उपयोग नाही. मात्र, तिचा साधनसंपत्तीच्या वाटणीसाठी आणि उपयोगासाठी केल्यास खालील गोष्टी करता येतात :
अ) साधनसंपत्तीच्या परिमाण आणि दर्जांची मोजमाप आणि तुलना (To measure and compare dynamics [qualitative / quantitative change or lack of it] of resources).
आ) साधनसंपत्तीच्या वापराने मिळणाऱ्या परिणामांचे मोजमाप आणि तुलना (To measure and compare [qualitative / quantitative] outcomes resulting from the dynamics of resources).
इ) प्रत्येक व्यक्तीच्या साधनसंपत्तीच्या वापराबद्दलची आणि अपेक्षित परिणाम मिळवण्याच्या पात्रतेचे मोजमाप आणि तुलना ( To measure and compare an individual’s [qualitative / quantitative] competency to manage the dynamics of resources and get expected outcomes).

काळ या संकल्पनेचे महत्त्व : जरा अजून सोपे करून...

१. कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ आणि कालमान (Timing आणि Duration) यांचा मापन आणि तुलना करण्यासाठी उत्तम मानवी उपयोग मानवी कारवाईने केल्याशिवाय साधनसंपत्तींचा इष्टतम उपयोग शक्य नाही.

२. काळ स्वतःहून काहीच करत नाही... करू शकत नाही.

३. याचा सरळ सरळ अर्थ असा की कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ आणि कालमान वापरून मानवाने स्वतःची करणी सुधारणे अपेक्षित आहे.

म्हणजे जेव्हा "कालव्यवस्थापन" म्हटले जाते तेव्हा खरे तर "स्व-व्यवस्थापन" म्हणायचे असते.
म्हणजेच, कालव्यवस्थापन ही अपसंज्ञा आहे आणि स्व-व्यवस्थापन ही खरी संज्ञा आहे, असायला पाहिजे.

स्व-व्यवस्थापन

स्व-व्यवस्थापन म्हणजे योग्य कालबिंदूवर काम सुरू करून, उपलब्ध असलेल्या कालमानातील योग्य कालबिंदूंवर आवश्यक ती आणि तेवढी साधनसंपत्ती मिळवून ती योग्य तेव्हा, योग्य प्रकारे वापरून अपेक्षित परिणाम साधणे. हे करताना वेळ केवळ कृतीच्या मापनासाठी वापरायचे क्रियाशून्य परिमाण असते... कार्य करण्याची जबाबदारी असलेल्या व्यक्तीनेच सर्व कार्य करायचे असते.

व्यवस्थापनाचे एक सर्वात महत्त्वाचे तत्त्व असे की ज्या गोष्टींवर आपला ताबा असतो त्याच गोष्टींचे व्यवस्थापन करता येते; इतर गोष्टींकडे लक्ष देण्याने फायदा तर होत नाहीच पण अपव्यय जरूर होतो. हे एकदा ध्यानात आले की मग वेळेच्या पारिमाणीक आणि/अथवा गुणात्मक (quantitative and/or qualitative) कमीबाबत तक्रार करत बसण्यात फार अर्थ नसतो हे लक्षात येते आणि आपण खर्‍या साधनसंपत्तीच्या व्यवस्थापनावर लक्ष केंद्रित करू लागतो... आणि साहजिकच जास्तीत जास्त यशाची शक्यता निर्माण होते. हे सत्य कायमस्वरूपी अंगीभूत करणे आपल्या कृतीतील अपव्यय (waste generation) थांबवण्यासाठी उपयोगी पडते... आणि हे कृतीच्या इष्टतमकरणासाठी (optimization) आवश्यक आहे.

आता हे सर्व व्यवहारात कसे आणायचे याबाबत खूप लिहिले गेले आहे. तरीसुद्धा वर इतके विश्लेषण झाल्यावर एक त्रोटक रूपरेखा इथे अस्थायी होणार नाही. ती अशी...

१. करायच्या सर्व कृतींची एक सूची बनवा आणि कार्यांच्या "आवश्यकता", "त्वरित करण्याची निकड" आणि "स्वतःची जबाबदारी असणे" या निकषांवर त्यांचे वर्गीकरण करा. अर्थात या निकषांचे उत्तर जितके अधिक ठोसपणे हो असे असेल तितके ते कार्य सूचीत वर असेल हे सांगायला नकोच.

२. प्रत्येक कृतीची सर्व सबंधितांनी (stakeholder) मान्य केलेली अंतिम फलनिष्पत्ती (outcomes) आणि तिचे विनिर्देश (specifications) लेखी स्वरूपात आणि शक्य असल्यात स्वाक्षरींकीत तयार करा. हा दस्त तुमच्या पुढच्या सर्व कृतीचे समर्थन करण्यास / न करण्यास वापरला जावा. ही पायरी व्यवहारात बर्‍याचदा गाळली जाते, मतभेदांना जन्म देते आणि त्यामुळे अक्षम्य दिरंगाई व अपव्ययाचे कारण बनते.

३. अंतिम फलनिष्पत्ती मिळविण्यासाठी आवश्यक असलेल्या पायर्‍या लिहून काढा. या दस्ताला आपण सर्वसाधारणपणे अनुसूची (schedule) म्हणतो.

४. अनूसूचीतल्या प्रत्येक पायरीसाठी खालील गोष्टी निश्चित करा:
अ) पायरीच्या शेवटी आवश्यक अंतरिम फलनिष्पत्ती
आ) सुरुवातीचा आणि अखेरची कालबिंदूधारक विशिष्ट वेळ (start time and end time) आणि कालमान (duration)
इ) पायरीला लागणारी साधनसंपत्ती आणि तिचे विनिर्देश
असे केल्यावर कामाचे व्यवस्थापन करण्यास उपयोगी कार्य-काल सारणी तयार होते.

५. काम वर ठरवल्याप्रमाणे करण्यात काय अडथळे येऊ शकतात आणि ते आल्यास काय करायचे, कोणी करायचे, का आणि कसे करायचे, कोणाला विश्वासात घेऊन करायचे, घटनेची माहिती कोणाला द्यायची, इ सर्वांचा विचार आणि सर्वमान्य दस्त "काम सुरू होण्याअगोदर" तयार असणे जरूरीचे असते. हे गोष्ट सुरुवातीला जरी वेळखाउ व कठीण वाटली तरी व्यवहारात बर्‍याच गोष्टी वारंवार केल्या जात असल्याने जलद होणारी बनते. मुख्य म्हणजे अवघड परिस्थितीत सर्वांना आपले योगदान माहीत असल्याने धोक्यातून सावरण्याची शक्यता वाढते आणि सर्व प्रकारचा अपव्यय टाळून काम ठरवलेल्या वेळी, ठरवलेल्या फलनिष्पत्तीत पुरे होण्याची शक्यता वाढते.

६. प्रत्येक पायरीच्या अंतरिम फलनिष्पत्तीची तुलना वरच्या मुद्दा ४ मध्ये मान्य केलेल्या फलनिष्पत्तीबरोबर करण्याची प्रणाली कामाच्या बरोबरीने आणि त्याला समांतर चालू असणे जरूर आहे.

असो. हा विषय खूप मोठा आहे. पण या लेखात इथेच थांबूया.