चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग २) - Basics आणि Format Cells

चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग १)

पहिल्या भागावर मिळालेल्या सर्वांच्या उत्साहपूर्ण प्रतिसादांबद्दल आभार्स.

एक सूचना - आपापल्या संगणकावरती एखाद्या सहज सापडणार्‍या ठिकाणी / Desktop वरती एक एक्सेल फाईल तयार करून त्यामध्ये डमी डेटा तयार करून यापुढील सर्व प्रयोग त्यामध्ये साठवून ठेवले तर सर्व संदर्भ लगेचच मिळतील.

आज शिकूया एक्सेलच्या काही मूलभूत बाबी.

कोणतीही एक्सेल शीट समोर आल्यानंतर पुढील कांही गोष्टी सर्वप्रथम तपासून पाहिल्या गेल्या तर आपल्याला एक्सेलशीट समजण्यास खूप सोपे जाते. एक्सेलशीट समजल्यानंतर पुढील काम सुरू करणे हितावह असते, कारण या बेसिक्स कडे जर दुर्लक्ष झाले व त्यामुळे काही चुका झाल्या तर या चुका शेवटपर्यंत होतच राहतात व बर्‍याचदा संपूर्ण काम पहिल्यापासून करावे लागते.

Hidden Rows - वरील स्क्रीनशॉटमध्ये पहिला रो नंबर १९ ते २४ च्या दरम्यान एक जाड करडी रेष दिसत आहे तसेच १९ नंतर २०, २१, २२ ऐवजी २४ दिसत आहे. इथे रो नंबर २० ते २३ हिडन आहेत. या Rows अनहाईड करणे आवश्यक असते Rows अनहाईड करण्यासाठी रो नंबरची रेंज सिलेक्ट करून (या उदाहरणामध्ये रो नंबर १९ ते २४) राईट क्लिक करून 'Unhide' ऑप्शन सिलेक्ट करावा. (अनहाईड करणे जमले आहे / नाही ते अवश्य सांगा!)

Hidden Columns - वरील स्क्रीनशॉटमध्ये कॉलम A ते E हाईड केले आहेत. बाकी सर्व प्रोसेस रो अनहाईड सारखीच.

फिल्टर - एक्सेलशीटमध्ये फिल्टर वापरले आहेत का..? वापरले असल्यास कोणत्या कंडीशन्स आहेत हे पहावे. फिल्टर नको असल्यास ते काढून टाकावेत. (फिल्टर फंक्शन होम टॅबमध्ये सर्वात उजव्या बाजूच्या Editing सेक्शनमध्ये आहे) फिल्टर वापरले असतील तर रो नंबरचा रंग निळा होतो. फिल्टर ओळखण्याची ही खूण आहे.

Name Function - एक्सेल शीटमध्ये नेम फंक्शन वापरले आहे का..? असल्यास त्या फंक्शनची रेंज कोणती हे नेम बॉक्स मधून कळते. इथे उदाहरणादाखल MISALPAV असे नेम दिले आहे.

वर्कशीट / वर्कबूक प्रोटेक्षन - एक्सेल वर्कशीट / वर्कबूक प्रोटेक्ट केले आहे किंवा नाही हे तपासणे अत्यावश्यक ठरते. जर वर्कशीट / वर्कबूक प्रोटेक्ट केले असेल तर रिबन मेन्यूवरचे बहुतेक फंक्शंन्स डिसेबल असतात; वापरता येत नाहीत. प्रोटेक्ट वर्कबूकमध्ये काम करताना खूप वेळ लागतो व प्रोटेक्ट करणार्‍याने आखून दिलेल्या मार्गानेच काम करावे लागते. (अतीमहत्त्वाचे एक्सेल पासवर्डस जर विसरले तर संपूर्ण फाईल विसरावी लागते कारण हे पासवर्डस रिकव्हरेबल नसतात. Forgot Password नावाची एखादी लिंक इथे नसते. त्यातल्या त्यात एक सुख असे की हे पासवर्डस कितीही वेळा ट्राय केले तरी एक्पायर होत नाहीत.) जालावर एक्सेल पासवर्ड क्रॅकर विकत मिळतात, व ते व्यवस्थित काम करतात. ;-)

एक्सेल फाईलचे प्रकार - एक्सेल फाईलचा प्रकार ओळखणे खूप सोपे आहे; फाईलच्या नावाच्या शेवटची (डॉट नंतरची) चार अक्षरे म्हणजेच फाईलचा प्रकार!

एक्सेल २०१० व्हर्जनमध्ये .xlsx, .xlsb, .xls, .xlsm असे अनेक प्रकार उपलब्ध आहेत.

.xlsx (Excel Workbook) हे साधे एक्सेल वर्कबूक आहे, यामध्ये डेटा XML Format मध्ये साठवलेला असतो.

.xlsm(Excel Macro-Enabled Workbook) सर्व वैशिष्ट्ये साध्या एक्सेल वर्कबूक सारखी; फक्त या प्रकारामध्ये सर्व प्रकारचे मॅक्रो रन होतात.

.xls(Excel 97-2003 Workbook) हे २००७ पेक्षा आधीच्या (जुन्या) फॉरमॅट मधले वर्कबूक आहे.

.xlsb(Excel Binary Workbook) या वर्कबूकमध्ये डेटा Binary Format मध्ये साठवलेला असतो. एखाद्या .xlsx फाईलची साईझ १० MB असेल तर त्याच .xlsb फाईल ची साईझ 5 / 6 MB असते.

शक्यतो योग्य कामासाठी योग्य फाईलचा प्रकार वापरला पाहिजे. चुकून .xlsx फाईलमध्ये मॅक्रो लिहिले गेले तर सेव्ह करताना आपोआप ते मॅक्रो डिलीट होतात. वॉर्निंग दिलेली असते पण आपण अशा वॉर्निंग मेसेजेसकडे फारसे लक्ष देत नाही.
अरे हो, इथून पुढे सर्व वॉर्निंग मेसेजेस वाचूनच Yes, No, Cancel वगैरे क्लिक करायचे हे पकक्के लक्षात ठेवा.

********************************************************************************

डेटा चे प्रकार

सर्वसाधारण डेटाप्रमाणे एक्सेलवरतीसुद्धा अल्फाबेट्स, न्युमरीक व अल्फान्युमरीक असे डेटाप्रकार आहेत. आपण त्यांना सोयीसाठी दोन नावे देवूया.

१) न्युमरीक डेटा
२) नॉन-न्युमरीक डेटा (Text Data)

वरील उदाहरणामध्ये एका एक्सेलशीटवर कोणतेही फॉरमॅटिंग न करता 50000, Maharashtra आणि Mymarathi2012 या Values टाईप केल्या आहेत.
50000 हे आपोआप Right Aligned झाले आहे (न्युमरीक डेटा)
Maharashtra आणि Mymarathi2012 हे आपोआप Left Aligned झाले आहे. (नॉन-न्युमरीक डेटा) इथे Mymarathi2012 हे अल्फान्युमरिक असूनही एक्सेलने त्याला नॉन-न्युमरीक किंवा टेक्स्ट असे गृहीत धरले आहे.

यावरून असे लक्षात येते की एखादा डेटा 'नक्की काय आहे' हे आपल्याला पाहताक्षणी कळू शकते व जर तो चुकीच्या फॉरमॅटमध्ये असेल तर वेळीच ठीक करणे सोयीचे पडते. कारण बरेचसे फंक्शन्स आणि फॉर्मुले हे फक्त टेक्स्टसाठी किंवा नंबरसाठीच वापरता येतात. त्यांच्या चुकीच्या डेटासाठी केलेल्या वापराने चुकीची उत्तरे मिळू शकतात.

********************************************************************************

Format Cells

कोणत्याही सेलवर राईट क्लिक केल्यानंतर तळातून चौथा ऑप्शन फॉरमॅट सेल्स आहे. (एक्सेलमधील सर्वात जास्ती वापरले जाणारे फंक्शन आहे हे!)

या विंडोमध्ये Number, Alignment, Font, Border, Fill आणि Protection या टॅब दिसतील.

Number

Number Tab मध्ये General, Number, Currency... असे वेगवेगळे ऑप्शन्स दिसतील. एक्सेलमध्ये कोणतीही तारीख, वेळ, करन्सी, टक्केवारी या गोष्टी मूलतः एक आकडा असतो. एक्सेल फॉरमॅट त्यांचे मूळरूप तसेच ठेवून फक्त दृष्यस्वरूप बदलतो.

4000 या एकाच आकड्याचे वेगवेगळ्या ऑप्शनमधले रूप खालीलप्रमाणे.

वरील स्क्रीनशॉटमध्ये Text मधील 4000 च्या डाव्याबाजूला एक पतंगाकृती पिवळा आयकॉन दिसत आहे. एक्सेलमध्ये ज्यावेळी काही बेसीक चेक आपोआप होवून एरर हायलाईट होतात त्यावेळेस असे आयकॉन दिसतात. त्यावर क्लिक केल्यानंतर तो स्मार्टटॅग ओपन होईल व आपल्याला दिसेल की एक्सेलने एरर दिली आहे की "Number Stored as Text" आणि त्याखाली लगेचच उत्तर दिले आहे "Convert to Number"

Alignment

ही टॅब खूप सोपी आहे. यावर तुम्हाला स्वत: R&D करता येईल

Font

ही सुद्धा टॅब अत्यंत सोपी आहे. यावरही तुम्हाला स्वत: R&D करता येईल

Border

या सोप्या टॅबची माहिती खालीलप्रमाणे.

कोणत्याही टेबलला; डेटाला बॉर्डर देताना शक्यतो हलक्या रंगाच्या बॉर्डर द्याव्यात व रेषांची जाडी शक्य तितकी कमी ठेवावी. अन्यथा टेबल किंवा त्यातली माहिती हायलाईट न होता फक्त बॉर्डर हायलाईट होतात.

Fill

Fill Tab मध्ये Cell Color ठरवता येतो. सर्वसाधारण रंगाप्रमाणे एक्सेलमधील रंग सुद्धा RGB च्या प्रमाणावर अवलंबून आहेत. आपण More Colors मध्ये जावून RGB चे प्रमाण ठरवू शकतो.

Pattern Style आणि Fill Effects तुमच्या R&D साठी.

Protection

आपण ही टॅब Worksheet Protection या भागामध्ये अभ्यासू..

क्रमशः

********************************************************************************
सर्व डिस्क्लेमर्स आधीच्या धाग्याप्रमाणेच... ;-)
********************************************************************************