चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग ३) - Entering Data, Clear आणि Paste Special

चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग १)

चला "मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल" शिकूया.. (भाग २) - Basics आणि Format Cells

*****************************

राम राम मंडळी, मंगळवार उजाडला.. शिकवणीचा तिसरा तास.

आज शिकूया..

1) Entering Data
2) Delete and Clear
3) Paste Special

1) Entering Data - या भागामध्ये फारसे काही शिकण्यासारखे नाहीये, परंतु मी बघितलेल्या वेगवेगळ्या एक्सेल शीट्सवरून काही सुचवण्या,

१) शक्यतो डेटा एंटर करताना टेबल स्वरूपात ठेवावा.
२) वेगवेगळ्या प्रकारच्या डेटासाठी वेगवेगळ्या Cells वापराव्यात. (उदा. एकाच Cell मध्ये वार, दिवस, तारीख आणि वेळ भरण्यापेक्षा समोरासमोरील Cells वापराव्यात)
३) डेटा भरताना नीट नेटका व एकाच फ्लो मध्ये असावा. समजा महिन्याचा एकूण खर्च लिहायचा असेल तर आवश्यक बाबींना वेगवेगळ्या कॉलम्समध्ये हेडर बनवावे व त्याखाली संबंधित माहिती भरावी.
४) अनावश्यक स्पेस व Special Charactors वापरू नयेत. त्यातही * हे Charactors. या चांदणीचे इतर अनेक उपयोग आहेत.. ते आपण पुढे बघूच!
५) आपण बर्‍याचदा डेटा ड्रॅग अँड फिल करतो, त्यावेळी डेटा ड्रॅग केल्यानंतर येणार्‍या स्मार्ट टॅगचा वापर करून हवा तसा व हवा तो डेटा फिल करू शकतो.

2) Delete and Clear -

यच्चयावत सगळ्या अ‍ॅप्लीकेशन्स मध्ये डिलीट ज्याप्रकारे फंक्शन त्याचप्रमाणेच ते एक्सेलमध्येही खोडाखोडीचेच काम करते. डिलीटपेक्षा जास्ती हुशारीने काम करणारे फंक्शन म्हणजे - Clear फंक्शन.

क्लीअर फंक्शन होम टॅबमध्ये सर्वात उजव्या बाजूच्या Editing सेक्शन मध्ये सापडेल.

इथे आपण K कॉलममध्ये 4000 ची वेगवेगळी रूपे घेतली आहेत. (हे टेबल या आधी आपण Format Cell मध्ये पाहिले आहे) कॉलम M, O व Q मध्ये तेच टेबल पेस्ट करून नंतर Clear फंक्शन वापरले आहे.

Clear फंक्शन मध्ये खालील ऑप्शन्स दिसतात.

1) Clear All - यामध्ये Cell च्या सर्व प्रॉपर्टीज व सर्वप्रकारचे फॉरमॅटिंग Clear होते व Cell मूळपदावर येते. अगदी एक्सेल शीट ओपन केल्यानंतर Cell ज्या स्वरूपात असते त्या स्वरूपात.

2) Clear Format - यामध्ये Cell मधील सर्वप्रकारचे फॉरमॅटिंग डिलीट होते. फक्त Cell मधील Values शिल्लक राहतात. (कॉलम M - 4000 च्या वेगवेगळ्या फॉरमॅटमधल्या Values फक्त दिसत आहेत. बाकी सर्व फॉरमॅटिंग उदा सेल कलर, फाँट कलर, फाँट नेम, बॉर्डर्स वगैरे डिलीट झाले आहेत)

3) Clear Contents - यामध्ये Cell मधील फक्त डेटा Clear होतो. बाकी सर्व फॉरमॅटिंग तसेच राहते. (कॉलम O) Clear Contents हे डिलीट फंक्शनप्रमाणे काम करते.

4) Clear Comments - यामध्ये Cell मधील फक्त कमेंट्स Clear होतात. बाकी सर्व डेटा व फॉरमॅटिंग तसेच राहते. (कॉलम Q)

5) Clear Hyperlinks - यामध्ये Cell मधील फक्त Hyperlinks Clear होतात. बाकी सर्व डेटा व फॉरमॅटिंग तसेच राहते.

Paste Special -

कॉपी पेस्ट / Control C, Control V आपण नेहमीच वापरतो. कट पेस्ट साठी सुद्धा Control X, Control V वापरतो.

परंतु "पेस्ट स्पेशल" वापरून कॉपी केलेल्या Cell मधला हवा तो डेटा वेगवेगळ्याप्रकारे वापरता येतो.

पेस्ट स्पेशल फंक्शन अ‍ॅक्टीव्ह होण्यासाठी मूलभूत गोष्टीची गरज आहे ती म्हणजे कमीतकमी एक Cell "Cut Copy Mode" मध्ये असावी. (सोपी व्याख्या - एक्सेलशीटवरती Control C प्रेस केल्यानंतर कर्सर ज्या Cell वरती असेल त्याभोवती रेघारेघांची एक धावणारी बॉर्डर तयार होईल.. हाच "Cut Copy Mode")

पेस्ट स्पेशल विंडोसाठी राईट क्लिक करून पेस्ट स्पेशल ऑप्शनवरती क्लिक करा (पेस्ट स्पेशल च्या पुढे जो अ‍ॅरो आहे त्यावरती नको!)

कॉलम C मधले Values टेबल पुढील सर्व कॉलममध्ये पेस्ट करून त्या कॉलम हेडरचे पेस्ट फंक्शन वापरले आहे.

1) Paste All - यामध्ये Source Data आहे तसा पेस्ट होतो. Cell च्या सर्व प्रॉपर्टीज पेस्ट होतात.

2) Valie Paste - यामध्ये Cell मधील फक्त डेटा पेस्ट होतो, बाकी फॉरमॅटिंग Destination Theme प्रमाणे राहते व जर Destination Theme ला फॉरमॅटिंग नसेल तर Format वर डेटा पेस्ट होतो.

3) Format Paste - यामध्ये Cell मधील फक्त फॉरमॅटिंग पेस्ट होते. बाकी काहीही पेस्ट होत नाही.

4) All Using Source Theme - हा ऑप्शन Paste All च्या बर्‍यापैकी जवळ जातो.

5) All Except Borders - यामध्ये Cell मधील फक्त डेटा व फॉरमॅटिंग पेस्ट होते, बॉर्डर्स पेस्ट होत नाहीत.

6) Formulas and Number Format - यामध्ये Cell मधील फक्त फॉर्मुला व डेटा, नंबर फॉरमॅटप्रमाणे पेस्ट होतात, सेल फॉरमॅटिंग, वेगवेगळे रंग व बॉर्डर्स पेस्ट होत नाहीत.

7) Values and Number Format - यामध्ये Cell मधील फक्त डेटा, नंबर फॉरमॅटप्रमाणे पेस्ट होतो, सेल फॉरमॅटिंग, वेगवेगळे रंग व बॉर्डर्स पेस्ट होत नाहीत.

पेस्ट्स स्पेशल विंडो मधील वगळलेला प्रकार - Validation, आपण हा प्रकार नंतर बघू.

Paste Special Operations

रेंज B20: B30 मध्ये 4000 ते 6000 पर्यंतचे आकडे आहेत व हेच टेबल पुढील सर्व कॉलममध्ये पेस्ट करून त्या कॉलम हेडरचे पेस्ट फंक्शन वापरले आहे.

इथे ऑपरेशन फंक्शन वापरताना डेटा कॉपी करून Paste Values + Add असे सिलेक्ट करावे लागते. हे करण्यासाठी त्या त्या ऑप्शनचे रेडीओ बटण सिलेक्ट करावे.

1) Paste Values + Add - (Column D) येथे सोर्स टेबलमध्ये Cell D17 "Paste Values + Add" केली आहे, त्यामुळे प्रत्येक संख्येमध्ये 150 ची बेरीज!

2) Paste Values + Subtract - (Column F) येथे सोर्स टेबलमध्ये Cell D17 "Paste Values + Subtract" केली आहे, त्यामुळे प्रत्येक संख्येमधून 150 ची वजाबाकी!

3) Paste Values + Multiply - (Column G) येथे सोर्स टेबलमध्ये Cell D17 "Paste Values + Multiply" केली आहे, त्यामुळे प्रत्येक संख्येसोबत 150 चा गुणाकार!

4) Paste Values + Divide - (Column I) येथे सोर्स टेबलमध्ये Cell D17 "Paste Values + Divide" केली आहे, त्यामुळे प्रत्येक संख्येसोबत 150 चा भागाकार!

आता पाहूया शेवटचे दोन ऑप्शन्स.

Paste Special Skip Blanks

रेंज B36: B46 मध्ये काही संख्या आहेत, व रेंज D36: D46 व F36: F46 मध्ये प्रत्येक सेल मध्ये 10 ही संख्या घेतली आहे.

(येथे सोर्स रेंज = B36: B46)

सोर्स रेंज, D36: D46 मध्ये Normal Paste केली असता सोर्स रेंजमधल्या ब्लँक सेल्सही पेस्ट होतात व D36: D46 मधील संपूर्ण डेटा सोर्स रेंजने बदलला जातो.

हेच जर आपण स्किप ब्लँक्स ऑप्शन वापरला तर..

सोर्स रेंज, F36: F46 मध्ये Skip Blanks Paste केली असता सोर्स रेंजमधल्या ब्लँक सेल्स वगळून डेटा पेस्ट होतो व F36: F46 मधील संपूर्ण डेटा सोर्स रेंजने बदलला न जाता ब्लँक सेल्सच्या ठिकाणी F36: F46 मध्ये असलेल्या व्हॅल्यूज (येथे 10 ही संख्या) बदलत नाहीत.

Paste Special Transpose

जर सोर्स रेंज Verticle कॉपी केली असेल तर Transpose Paste मध्ये ती Horizontal पेस्ट केली जाते व..
जर सोर्स रेंज Horizontal कॉपी केली असेल तर Transpose Paste मध्ये ती Verticle पेस्ट केली जाते.

B2: B13 ही रेंज ट्रान्स्पोज पेस्ट ने B19: M19 मध्ये पेस्ट केली आहे.

Paste Special चे बाकी सर्व वरील नियम Transpose पेस्ट ला लागू होतात.

**********************************************************

वरील माहिती त्रोटक वाटण्याची शक्यता आहे, तुम्ही स्वतः एखादा डमी डेटा तयार करून वेगवेगळे प्रयोग केले तर वर नसलेले बरेच शोध लागतील.. Happy Learning..! ;-)

**********************************************************