कार्यक्रमाचे आयोजन आणि काडीची कसर…!

कुठल्याही कार्यक्रमाचे आयोजन हीही एक कलाच आहे. मोठ्या प्रयत्नाने ती अवगत करावी लागते. कांही मंडळी अनुभवाने यात चांगलीच तरबेज झालेली असतात. कार्यक्रम उठावदार आणि यशस्वी कसा करावा , त्यासाठी लागणाऱ्या वस्तू, माणसे, कुठे काय मिळते त्यांना बरोबर माहीत असते आणि ते कमी वेळात छान आयोजन करून दाखवतात. मोठं कौतुक वाटतं अशा लोकांचं . एकदा आमच्या कंपनीतल्या ट्रेनिंगमध्ये बाहेरून आलेल्या प्रशिक्षकाने नियोजन कसे असावे हे समजावताना पेशवाईतली एक गोष्ट उदाहरण म्हणून सांगितली. कुणाला ही बिरबलाची म्हणूनही माहीत असेल . त्यामुळे मूळ मुद्द्याला फरक पडत नाही. त्यातली काल्पनिकता सोडली तरी गोष्ट मोठी मजेदार होती. ती अशी: पेशवाईत नाना फडणवीस यांना मंत्री म्हणून मोठे महत्व होते. कोणताही महत्वाचा निर्णय घेताना श्रीमंत त्यांचा सल्ला घेत. त्यांच्या लहान सहान सूचना परिणामकारक ठरत आणि अंतिम निर्णय अचूक ठरत असे. याबद्दल अन्य बऱ्याच दरबारी मंडळीना असूया वाटत असे. एकदा काही एका महत्वाच्या खलबतासाठी पुण्याबाहेरची बरीच पाहुणे मंडळी येणार होती. एखाद्या लहान गोष्टीवरून बात बिघडायला नको म्हणून साहजिकच नानांकडे त्या संध्याकाळी होणाऱ्या मेजवानीचे व्यवस्थापन सोपवले गेले. साहजिकच अनेक चमकोत्सुक सरदार नाराज झाले. पण सांगणार कुणास? म्हणून आपापसात कुजबूज करत राहिले. एखादी गोष्ट चुकली किंवा पेशव्यांच्या लौकिकास साजेशी नाही झाली, तर त्याची उघड चर्चा करून नानांना नामोहरम करण्याची संधी मिळेल म्हणून चुपचाप वाट पहात राहिले. अखेर तो दिवस उजाडला. नानांनी मेजवानीची बिनतोड व्यवस्था केली होती. अत्यंत काटेकोर व्यवस्थापनामुळे पाहुणे मंडळी खुशीत होती. दिवस मावळतीला गेला तसा विरोधकांचा धीर सुटत चालला. अखेर रात्रीच्या मेजवानीने कार्यक्रमाची सांगता होऊन स्वाऱ्या परतीच्या प्रवासाला निघणार होत्या. पाहुण्यांना मौल्यवान नजराणे दिले गेले. नृत्य- संगीत, उंची अत्तरे आणि रुबाब पाहून सारे कसे खूष झाले . मेजवानीतही कसलीच कमतरता दिसली नाही. सारं कसं जागच्या जागी. गप्पा आणि हास्यविनोदात भोजन सुरु होते ते काहीसे लांबले आणि बाजूने उभ्या असलेल्या पुरुषभर उंचीच्या समया काहीश्या मंदावल्या. त्यात तेल भरपूर असले तरी वाती पुढे ढकलाव्या लागणार होत्या. त्यासाठी समयांत काड्या ठेवायला विसरल्या होत्या त्यावरून काही क्षण गडबड - कुजबुज झाली. काड्या मागवून वाती पुढे ढकलण्यात आल्या. बस्स. इतकीच काय ती कमतरता , पण विरोधकांनी बरोबर हेरली आणि दुसऱ्या दिवशी त्याचा गाजावाजा केला. त्यापुढे उत्तम नियोजन म्हणजेच काडीचीही कसर राहिली नाही असं म्हणायची पद्धत पडली म्हणे…. !! गोष्ट सांगायचा उद्देश कार्यालयीन बैठकींचे नियोजन कसे अचूक असायला हवे हा होता. कंपनीत कुठल्याही बैठकीला तयारीनिशी कसे जावे, अचूक माहिती आणि आकडेवारी घेऊन वेळेच्या आधी का पोहोचले पाहिजे. नेलेली माहिती देऊन आपली निरीक्षणे, अपेक्षा सांगून इतरांनी करायच्या गोष्टी त्यांच्याकडून मान्य करून कशा घ्याव्यात वगैरे वगैरे ! घरी किंवा नात्यात आणि कधीतरी कामाच्या ठिकाणी आपल्याला एखादा समारंभ आयोजित करण्याची वेळ येते. त्यावेळी हातात उपलब्ध असलेल्या वेळेनुसार आपण हा कार्यक्रम ठरवतो. कितीही नियोजन केले तरी ऐनवेळी काहीतरी कमी पडतेच. किंबहुना एखादा कार्यक्रम झाल्यावर अश्या त्रुटी शोधल्यास पुढे उपयोगी ठरतील अश्या काही नवीन कल्पना सुचू शकतात. कित्येकदा नियोजनच झालेले नसल्याने ऐनवेळी आपल्या अपेक्षेपेक्षा काहीसा वेगळा कार्यक्रम आपण ठरवून कसातरी पार पाडतो. अचानक ठरला तर गोष्ट वेगळी , पण आधी माहीत असलेल्या कार्यक्रमासाठी आधीच विचार आणि नियोजन करत राहिल्यास आपणही चांगला कार्यक्रम संपन्न करून दाखवू शकतो . अलीकडेच मला माझ्या वडिलांच्या वयाच्या ७५ वर्षपूर्तीनिमित्य पुण्यात कार्यक्रम आयोजित करण्याची संधी मिळाली. कार्यक्रम कसा वेगळा आणि काटेकोर असावा याविषयी चारपाच जवळच्या मंडळीशी चर्चा केली. त्यावरून आपला आराखडा तयार केला. बाबांनी पुणे सोडून सेवाव्रत म्हणून ग्रामीण भागात जाउन वैद्यकीय सेवेची पन्नास वर्षे त्याच वर्षी पूर्ण केली होती , त्यामुळे जन्मभूमी पुण्यात एक आणि कर्मभूमी म्हणून गावी एक असे वेगळे दोन कार्यक्रम ठरवले. कारण येणारे श्रोते अगदी वेगवेगळे होते. गावात पूजा केली आणि सात-आठशे लोकांना बोलावून भोजनाचा कार्यक्रम झाला.झाले. विशेष काही अपेक्षित नव्हते. पुण्यातला कार्यक्रम वेगळा - त्यांचे पन्नास वर्षातले स्नेही, नातलग आणि माझे मित्र अशा निवडक लोकांची यादी केली . त्यांच्याबद्दलच्या जुन्या आठवणी-किस्से असे संकलन, सर्व कुटुंबियांची प्रकाशचित्रे असलेला एक मोठा फलक तयार केला. त्यासाठी नातेवाईकांकडे फिरून वैयक्तिक संग्रहातली चित्रे मिळवली. संपूर्ण कार्यक्रमाचे चित्रीकरण केले. वडिलांना आवडत असलेल्या शास्त्रीय आणि जुन्या मराठी गाण्यांच्या गायनाचा रेखीव कार्यक्रम ठरवला. त्यासाठी परिचयातले काही चांगले कलाकार आपले वाद्य, सहकारी वगैरे संच घेऊन येण्यास माफक दारात तयार झाले . नंतर माझ्यासह कांही मित्र-नातलगांचे मनोगत, आणि शेवटी लक्षात राहील असे दर्जेदार भोजन. अशी रूपरेषा होती. म्हणजे विशेष काही केलं होतं असं नव्हे, पण स्वतंत्रपणे प्रथमच आयोजन केलं म्हणून थोडं दडपण होतं. साधारण महिनाभर आधी तयारी करून, कार्यक्रम स्थळाचा नकाशा असलेल्या पत्रिका छापून मोजक्या दीडशे व्यक्तींना निमंत्रणे गेली. भेटवस्तू/ गुच्छ वगैरे न आणण्याविषयी विनंती अर्थात होतीच. सर्व कार्यक्रम उत्तमरीत्या पार पडला. तितक्यात बाबांच्या कांही वयोवृद्ध मित्रांनी मिळून पुढे जाऊन त्यांना कांही भेटवस्तू दिलीच. ते पाहून अन्य एकदोन मंडळी पाकीट घेऊन पुढे गेली. अशा वेळी काय करावे समजत नाही. ज्यांनी पत्रिकेत लिहील्याप्रमाणे भेटवस्तू आणलेली नसते त्यांना आणि यजमानालाही अशा वेळी अस्वस्थ वाटू लागते. मी ध्वनीक्षेपक ताब्यात घेऊन पुन्हा एकदा भेटवस्तू न देण्याची विनंती केली. लोक जागेवर परतले . पण व्यवस्थापनात राहिलेली ती उणीव मला नेहमी आठवत रहाते. ते टाळण्यासाठी काय करायला पाहिजे होते हे समजले नाही. हल्ली कुठच्याही कार्यक्रमात गेलो की तिथले व्यवस्थापन, त्यातल्या चांगल्या वाईट गोष्टी निरीक्षण करतो तेंव्हा दिसून येतात. नवीन बरंच शिकायला मिळतं. अनुभव मिळत जातो. याविषयी चांगली पुस्तके असतीलच पण माझ्या वाचण्यात आली नाहीत.अलीकडेच एका व्यावसायिक कार्यक्रमात चार-पाच जणांनी मिळून 'मिनिट प्लानिंग' म्हणजे एका एक्सेलशीट नुसार प्रत्येक मिनिटाचे नियोजन करून दोन तासांचा एक कार्यक्रम पार पाडला. वीज जाणे, वाहतूक खोळंबा, निवेदनाचा वेळ, एखाद्या वक्त्याचे पाल्हाळ, केटररने केलेली गडबड वगैरे अनेक गोष्टी विचारात घेतल्या. एक ' नारायण ' सुद्धा बरोबर ठेवला. कार्यक्रम वेळेतच सुरु होईल हे कंटाळा येईपर्यंत सर्व निमंत्रितांना सांगितले. त्यामुळे कार्यक्रम झाल्यावर सर्वांना फारच भारी वाटल्याचे दिसले. अनेकांनी ते बोलून दाखवले. '' अशी वेळ पाळतील तर भारतीय कुठेच्या कुठे जातील'' असं एक आजोबा म्हणालेच ! आपल्याला असे आयोजनाचे अनुभव असतील तर काय करावे अन काय टाळावे हे नक्की सांगा. त्यामुळे इतरांना उपयोग होईल. अर्थात कधीकधी असेही प्रसंग असतातच, की त्याला ना अजेंडा असतो ना वेळकाळ. तिथे नियोजन न करणेच चांगले - मित्रांचे गफ्फा मारण्याचे अड्डे किंवा मिपाचा कट्टा असो - अतिनियोजन मारकच ठरेल नाही का ? या नवीन वर्षी काटेकोर नियोजन करून सर्वत्र यशस्वी होण्यासाठी मिपाकरांना खूप खूप शुभेच्छा !!