एक्सेल एक्सेल - भाग २३ - टेक्स्ट टू कॉलम्स आणि रिमूव्ह डुप्लिकेट्स

एक्सेल एक्सेल: भाग १ - भाग २ - भाग ३ - भाग ४ - भाग ५ - भाग ६ - भाग ७ - भाग ८ - भाग ९ - भाग १०

भाग ११ - भाग १२ - भाग १३ - भाग १४ - भाग १५ - भाग १६ - भाग १७ - भाग १८ - भाग १९ - भाग २०

भाग २१ - भाग २२ - भाग २३

अनेकदा असं होतं की आपल्यासमोर असलेला डेटा हा नेमक्या आपल्याला हव्या असलेल्या प्रकारे मांडलेला नसतो. आणि त्याला नीटनेटकं करणं हे मोठं कठीण काम होऊन बसतं. कॉपी पेस्ट करावं तरी वेळ खूप जाऊ शकतो आणि शिवाय चुकाही होऊ शकतात. अशा वेळी एखादं रेडीमेड फंक्शन असावं असं वाटतं. हीच गरज लक्षात घेऊन एक्सेलमधे काही 'डेटा टूल्स'आपल्याला दिलेली आहेत. मागील भागात आपण सॉर्ट व फिल्टर ही टूल्स बघितली. आता त्याचसोबत असणारी दोन महत्वाची टूल्स बघू. ती टूल्स म्हणजे 'टेक्स्ट टू कॉलम्स' आणि 'रिमूव्ह डुप्लिकेट्स'

टेक्स्ट टू कॉलम्स टूल नावाप्रमाणेच टेक्स्ट टू कॉलम कन्व्हर्जन करण्यात आपली मदत करतं. उदहारणार्थ, समजा तुमच्याकडे एखादा डेटा आहे ज्यात एका कॉलम मधे फोन नंबर आहेत जे कंट्री कोड, एरिया कोड व मूळ नंबर अशा प्रकारे लिहिलेले आहेत. आता त्यातून तुम्हाला तीन वेगवेगळे कॉलम्स तयार करायचे आहेत. हे करण्यासाठी सर्वोत्तम मार्ग टेक्स्ट टू कॉलम असू शकतो. आपली डेटा रेंज सिलेक्ट करून डेटा टॅब मधील डेटा टूल्स मधे असलेल्या टेक्स्ट टू कॉलम बटनावर क्लिक करावं.

एक विंडॉ आपल्याला दिसते ज्यात फिक्स्स विड्थ किंवा डिलिमिटेड असे दोन पर्याय असतात. त्यातील फिक्स्ड विड्थ हा पर्याय निवडावा. फिक्स्ड विड्थ मधे निर्धारित अक्षरसंख्येनंतर दिलेल्या टेक्स्टला कॉलम मधे विभागलं जातं. मोबाईल नंबरच्या बाबतीत कंट्री कोड, एरिया कोड यांची लांबी बदलत नसल्याने फिक्स्ड विड्थ हा पर्याय योग्य ठरतो. नेक्स्ट बटनावर क्लिक केले असता आपल्याला कितव्या अक्षराला कॉलम्स पाडायचे आहेत ते आपण ठरवू शकतो व पुढे फिनिश वर क्लिक केल्यास आपल्याला हव असलेला डेटा मिळतो.

समजा तुमच्या डेटामधे काही नावं आहेत. ही नावं पूर्ण नावं आहेत म्हणजेच, पहिलं नाव, वडिलांचं नाव, व आडनाव या प्रकारात. आता त्यातून तुम्हाला तीन वेगवेगळे कॉलम्स तयार करायचे आहेत. आता या बाबतीत नावातील अक्षरांची संख्या ही वेगवेगळी असल्याने फिक्स्ड विड्थ चा पर्याय वापरता येणार नाही. त्यासाठी डिलिमिटेडचा पर्याय निवडावा. या पर्यायात तुम्ही निर्धारित कराल त्या अक्षरागणिक तुमच्या डेटा रेंजला कॉलम मधे विभागलं जातं. उदाहरणार्थ नावात 'स्पेस' किंवा रिकामी जागा जिथे जिथे असेल तिथे तिथे कॉलम पाडायचा असं तुम्ही ठरवू शकता. सोबतच्या चित्रात त्याची प्रक्रिया कळेल.

डेटा टूल्स मधलं दुसरं महत्वाचं फीचर म्हणजे रिमूव्ह डुप्लिकेट्स. एखाद वेळी आपल्यासमोर प्रचंड मोठा डेटा असेल आणि त्यात ठराविक ओळींची, नामांची पुनरावृत्ती झालेली असेल तर त्यातून नेमके युनीक म्हणजेच एकापेक्षा जास्त वेळी न आलेले तपशील आपल्याला ठेवायचे असतील तर रिमूव्ह डुप्लिकेट्स या पर्यायाने पुनरावृत्ती होणारे तपशील, त्या ओळी आपल्याला काढून टाकता येतात. हीच क्रीया सॉर्ट करूनही आपण करू शकतो परंतु रिमूव्ह डुप्लिकेट्स मधे ते काम सहज आणि अचूक होतं.

आपली डेटा रेंज सिलेक्ट करून डेटा टॅब मधील रिमूव्ह डुप्लिकेट्स या बटनावर क्लिक करता आपल्याला एक विंडो दिसते ज्यात आपल्या डेटातील कॉलमची शीर्षकं दिलेली असतात. (शीर्षक नसल्यास केवळ कॉलम चं नाव उदा. कॉलम ए) या शीर्षकांपैकी कुठल्या कॉलम मधे पुनरावृत्ती होणारे तपशील शोधून ते काढून टाकायचे आहेत तो कॉलम (एक किंवा अनेक) सिलेक्ट करून ओके बटनावर क्लिक केले असता आपल्याला किती पुनरावृत्ती होणार्या ओळी काढल्या व आता किती उरल्या हा आकडा मिळतो.

अशीच काही अजून फीचर पुढील भागात.