गेटींग थिंग्स डन - डेव्हीड अ‍ॅलन

कधी असं होतं का? एखादं काम करायचं आहे हे आपल्याला फार पूर्वी लक्षात आलेलं असतं. पण इतर महत्त्वाच्या कामांच्या उपद्व्यापात आपण ते छोटंसं काम पूर्णपणे विसरून जातो आणि मग एक वेळ अशी येते की ते काम "आज, आता, ताबडतोब" म्हणून बोंबलतं. मग हातातली सगळी इतर कामं सोडून आपल्याला त्या कामाच्या पाठी लागण्याशिवाय गत्यंतर नसतं. असं बर्‍याच वेळा होतं आणि सगळी कामं सोडून ते काम करण्यात फारसं विशेषही नसतं. पण कधी कधी असं झाल्याने आपल्याला चांगलाच आर्थिक वा इतर फटका पडतो. उदाहरणच घ्यायचं झालं तर आपण ठरवतो, की आपल्याला एक तारखेला क्रेडिट कार्डाचं बील भरायचंय पण नेमकं आपण बील भरायला जायला आणि सर्व्हर डाउन व्हायला योगायोग होतो आणि आपण ठरवतो की नंतर भरू. पण इतर कामांच्या गडबडीत आपण ते काम करायचं विसरून जातो. यावर आपल्यापैकी बर्‍याचजणांनी मोबाईल मधला "रिकरिंग रिमायंडर" वा "कॅलेंडर मधली रिकरिंग अपॉइंटमेंट" वा "टू डू लिस्ट" असे उपाय शोधले असतीलच.

पण बर्‍याच गोष्टी अशा असतात की आपण मनातच ठेवून चालत असतो. जसं, आपल्याला ठिबकणारा नळ ठीक करवून घ्यायचा असतो, ए.सी. ची सर्व्हिसिंग करून घ्यायची असते, गाडीचं ट्यूनिंग करून घ्यायचं असतं, रेल्वेचं तिकिट बुक करायचं असतं, ऑफिसमधल्या न्यू जॉयनींना ट्रेन करण्याच्या दृष्टीने मीटिंग घडवून आणायची असते, बॉसला कामाचं स्टेटस द्यायचं असतं, विम्बल्डनची फायनल मित्रांसोबत पाहायची असते, फ्रेंच शिकायचं असतं, बायसिकल थीफ हा चित्रपट पाहायचा असतो, येत्या रविवारी ट्रॅकिंगचा प्लान करायचा असतो. एक ना दोन अशा शेकडो गोष्टी आपल्या डोक्यात घोळत असतात. (व्यक्तीपरत्वे कामाची यादी बदलेल पण करायची कामं डोक्यात भरपूर असतील) कधी-कधी कार्यालयात वा घरी कामाचा व्याप फार वाढतो, अशा वेळी घर-संसार-नोकरी वा व्यवसाय-छंद या अशा वेगवेगळ्या पातळ्यांवरची कामं-जबाबदार्‍या वेळच्या वेळी पूर्ण करताना ताण जाणवतो. काही गोष्टी आपण करू शकत नाही आणि मग आपली चिडचिड होते.

गेल्या वर्षी डेव्हिड अ‍ॅलनचं "गेटींग थिंग्स डन" हे पुस्तक वाचनात आलं. या माणसाने या टू-डू लिस्टची एक सुधारीत आवृत्ती शोधून काढली आहे जी प्रथमदर्शनी तरी योग्य तत्त्वांवर अवलंबून आहे असे दिसते आणि मी स्वत: ती गेले काही महिने काही प्रमाणात (अजूनही १००% नाही) वापरतोय,(तरी पण)मला ती फायदेशीर आहे असे जाणवतंय. या पुस्तकातून लेखकाला नेमकं काय सांगायचं आहे ते माझ्या शब्दात मांडायचा हा प्रयत्न.

जी.टी.डी. मागची तत्त्वं

१. माहिती साठवून ठेवणे हे आपल्या मेंदूचं "सर्वात महत्त्वाचं" काम नाही तर या माहितीच्या आधारावर एखाद्या प्रश्नावर "सृजनशील पर्याय शोधणं" हे आहे. जर अनेक गोष्टी फक्त आपल्या डोक्यातच असतील तर, लेखकाच्या भाषेत आपली "RAM Overload" होते आणि मन भरकटून हातातल्या गोष्टीवर १००% लक्ष देणं कठीण होऊन जातं. उदा. आपण सकाळीच ऑफिसमध्ये आलोय, दोन तासांनी आपली एक महत्त्वाची मीटिंग आहे त्यासाठी बनविलेल्या रिपोर्टवर शेवटचा हात फिरवण्यास आपण बसलोय, इतक्यात आपल्याला आठवतं अरे मला आजच रेल्वेचं तिकिट बुक करायचंय आणि नेमकं अशा वेळेला हातातलं महत्त्वाचं काम सोडून प्राधान्याने तिकिट बुक करायला घेतो आणि त्याचा विपरीत परिणाम हातातल्या कामावर होतो.

२. म्हणून ज्या गोष्टी आपल्याला अपूर्ण वाटतात ("ओपन लूप्स"), ज्या गोष्टी एका ठरावीक पातळीवर आणून ठेवणं हे आपण आपलं कर्तव्य समजतो, त्या गोष्टी पूर्ण करण्याच्या दृष्टीने टाकावी लागणारी "छोटी छोटी पावलं", म्हणजेच "नेक्स्ट डिस्क्रीट फिजिकल अ‍ॅक्शन स्टेप्स" एका "ट्रस्टेड सिस्टम" (मोबाईल अ‍ॅप वा स्वत:च स्वतःला केलेली ईमेल्स वा एक साधी डायरी) मध्ये नोंदवली गेली पाहिजेत. जेणे करून सहजतेने आपण ती कधीही बघू शकतो आणि एक साधा नियम वापरून "एका ठराविक वेळी, ठराविक ठिकाणी, सद्य परिस्थिती आणि उपलब्ध साधनेनुसार" त्यांचा प्राधान्यक्रम ठरवू शकतो आणि आताच्या घडीला मी कुठलं काम केलं पाहिजे आणि इतर कुठली कामं नाही केली पाहिजेत याचा अचूक निर्णय आपण घेऊ शकतो.

अगदी दैनंदिन जीवनातलं उदाहरण द्यायचं तर, समजा १५ मिनिटात तुमची एक मीटिंग चालू होणार आहे तोपर्यंत तुम्ही मोकळे आहात (तुमच्याकडे उपलब्ध असलेला वेळ), तुम्ही संगणकावर नाहीत पण तुमच्याकडे फोन आहे (सद्य परिस्थिती आणि उपलब्ध साधने), तुम्ही मानसिक आणि शारीरिकदृष्ट्या थकलेले नाहीत (हाय एनर्जी लेव्हल). मग अशावेळी तुम्ही ५-१० मिनिटात उरकून घ्यायचा कॉल करू शकता. उदा. ए.सी ची सर्व्हिसिंग तर करून घ्यायची आहे, पण नंबर माहीत नाही. त्यामुळे "मित्राला विचारून सर्व्हिसवाल्याचा नंबर घेणे" ह्या एका छोट्या पावलाची नोंद "अ‍ॅक्शन लिस्ट" मध्ये "@फोन कॉल्स", "५-मिनिट्स", "@लो एनर्जी" अशा लेबलांनी झाली असेल तर अशापैकी एखादं कामं निवडण्याचा निर्णय चटकन घेता येईल. थोडक्यात अ‍ॅलनच्या भाषेत, "You decide what to do and what not to do and feel good about both." योग्य निर्णयाचं गुपित नोंद करून ठेवलेल्या अशा छोट्या छोट्या पावलांमध्ये (नेक्स्ट अ‍ॅक्शन लिस्ट) आणि त्या पावलांना दिलेल्या लेबलांमध्ये वा टॅग्जमध्ये आहे. असे बरेच टॅग्ज बनवता येतात, जसे @होम, @ऑफिस, @शॉपिंग, @फोनकॉल्स, @कॉम्पुटर इ.

अ‍ॅलनच्या पद्धतीत ५ मुख्य पायर्‍या आहेत. १. कलेक्शन (संग्रह): करायच्या सगळ्याच कामांची नोंद घेणे २. प्रोसेसिंग (प्रक्रिया)गोळा केलेल्या प्रत्येक कामावर विचार करून, त्याच्या पुढल्या पायर्‍या म्हणजेच नेक्स्ट अ‍ॅक्शन स्टेप्स ठरविणे ३. ऑर्गनायजिंग (मांडणी) गोळा केलेल्या पायर्‍यांची वर्गवारी करणे ४. रिव्ह्यू (आढावा) विकली रिव्ह्यू द्वारे दरवेळेला आधीच्या व नव्या कामांचा आढावा घेऊन छोट्या छोट्या पायर्‍या ठरवणे ५. डू (प्रत्यक्ष कृती) प्रत्यक्षात त्या कृती करणे.

कलेक्शन

लॅपटॉप टेबल साफ ठेवणं, टेबलावर पडलेली व्हिजिटिंग कार्डस-हवी असलेली ठेवणं-नको असलेली टाकून देणं, दर आठवड्याला बाजूचं कपड्याचं कपाट लावून ठेवणं या अशा आपल्या "आजूबाजूला दिसणार्‍या" सगळ्याच्या सगळ्या गोष्टी, त्याचबरोबर आपल्या मनात असलेल्या (लेखकाच्या भाषेत "Psychic RAM") सगळ्याच्या सगळ्या गोष्टींची नोंद सर्वप्रथम आपण ट्रस्टेड सिस्टमच्या "इन बास्केट वा इन-बॉक्स" मध्ये करायची. लेखकाच्या मते सगळ्याच्या सगळ्या (आजूबाजूला दिसणार्‍या आणि मनातल्या अशा सगळ्या गोष्टी ज्यामध्ये आपल्याला बदल घडवून यावासा वाटतो, मग त्या खाजगी असोत वा व्यावसायिक, छोट्या असोत वा मोठ्या अशा सर्व) गोष्टींची नोंद करण्यात एक-ते-सहा तासही सहज जातात. अर्थात अशा सगळ्याच्या सगळ्या कामांची नोंद करणं अशक्य असलं तरी जेवढ्या जास्त कामांची आपण नोंद करू (आणि सतत करत राहू) तेवढा जास्त या प्रणालीवरचा आपला विश्वास वाढेल, असा अ‍ॅलनचा दावा आहे.

प्रोसेसिंग

प्रोसेसिंग म्हणजे इन-बॉक्स मध्ये गोळा केलेली कामं आताच्या आता करणे नव्हे तर गोळा केलेल्या कामावर विचार करून त्याचं नक्की काय करायचं याचा विचार करणे. प्रत्येक अपूर्ण गोष्टींच्या पूर्णत्वासाठी आपली बांधिलकी (कमिटमेंट) किती, ते काम आपण का आणि कशासाठी केलं पाहिजे? (पर्पज अ‍ॅण्ड प्रिन्सिपल) नेमक्या कुठल्या गोष्टी पूर्ण झाल्या की आपण ते काम फत्ते झालं असं म्हणू शकतो? (आउटकम व्हिजनींग) आणि मग त्या गोष्टींच्या पूर्ततेसाठी नेमकं आपल्याला काय काय केलं पाहिजे? (ब्रेनस्टॉर्मींग टू आयडेंटीफाय स्मॉल डिस्क्रीट फिजिकल स्टेप्स) हे पक्कं केलं पाहिजे. उदा. भले आपल्या डोक्यात फ्रेंच शिकणं असेल, पण ते शिकण्यासाठी आपण वेळ देणार आहे का? सर्वप्रथम काही खास कारणासाठी शिकायचं आहे का? ते शिकून आपण नेमकं काय साध्य करणार आहे? अशा सगळ्या प्रश्नांची उत्तर शोधली की कदाचित आपल्याला कळून चुकेल की आजच्या घडीला तरी आपल्याला हे शक्य नाही.

जर ती गोष्ट आपल्याला खरोखरच महत्त्वाची वाटत असेल तर ती गोष्ट प्रत्यक्ष कृती करण्याजोगी आहे का? याचं उत्तर शोधायचं. जर उत्तर "नाही" असेल तर आपल्याकडे खालील पर्याय असतात.

• ती गोष्ट काहीच कामाची नसेल तर कचर्‍याच्या डब्यात फेकून द्यावी लागेल. (उदा. हाती असलेलं भविष्यात उपयोगी न पडणारं व्हिजिटिंग कार्ड जे फार काळापासून माझ्या पाकिटात पडून होतं).
• काही गोष्टी करायलाच हव्यात असं बंधन आताच्या घडीला नसतं, पण भविष्यात आपल्याला त्या करायला आवडतील. मग अशा पैकी एखादी गोष्टी असेल तर "समडे-मेबी लिस्ट" मध्ये सरकवावी.
• काही गोष्टी आता उपयोगी नसतात पण नंतर कधीही कामाला येऊ शकतात. उदा. वाचलेला एखादा चांगला लेख, काम करत असलेल्या प्रोजेक्टशी संलग्न असलेली माहिती, मोकळ्यावेळी वाचायचे लेख, इ. अशा गोष्टी "रेफरन्स मटेरिअल" म्हणून, संबंधित टॅग वा लेबल देऊन साठवावी जेणे करून पुन्हा शोधणं सोपं जाईल.

आणि जर का उत्तर "होय" असेल तर:

• जर ते काम २ मिनिटात (वा फार कमी वेळात) करणं शक्य असेल तर ते आताच्या आता करावं. (उदा. एक छोटासा कॉल)
• जर ते काम आपण दुसर्‍या कुणावर सोपवू शकत असू तर ते दुसर्‍यावर सोपवावे. त्या व्यक्तीकडून नेमकं कधी आणि काय अपेक्षित आहे ते त्याला समजवून सांगावे आणि त्या गोष्टीची नोंद ठेवण्यासाठी ती गोष्ट "वेटिंग फॉर समवन लिस्ट" मध्ये नोंद करावी.
• ती गोष्ट आताच्या आता करणं शक्य नसेल तर:
• ती गोष्ट जर नेमक्या दिवशी, नेमक्या वेळेलाच झाली पाहिजे. तर मग अशा गोष्टींसाठी कॅलेंडर मध्ये रिमायंडर वा अपॉइंटमेंट सेट करावा. उदा. बॉस बरोबरची मीटिंग.
• पण जर का ठराविक वेळेचं बंधन नसेल तर तर नुसतीच "नेक्स्ट अ‍ॅक्शन लिस्ट" म्हणून नोंद करावी. उदा. गॅरेजवाल्याला फोन करून त्याने पुरविलेल्या सेवा आणि किमतीची चौकशी करणं.

ऑर्गनायजिंग

काही कामांमध्ये अनेक छोट्या छोट्या पायर्‍या असतात, अशा कामांसाठी एक स्वतंत्र प्रोजेक्ट बनवून त्याची नोंद "प्रोजेक्ट लिस्ट" मध्ये घेतली तर अधिक चांगल्या पद्धतीने त्या संबंधित कामं ट्रॅक करता येतात. मग असे प्रोजेक्ट्स आपण खाजगी, कौटुंबिक, व्यावसायिक असे विभागू शकतो आणि अ‍ॅक्शन स्टेप्सना वर म्हटल्या प्रमाणे टॅग्ज देऊ शकतो. गरज वाटल्यास प्रत्येक नेक्स्ट अ‍ॅक्शन स्टेप करायला लागणारा वेळ, लागणारी मानसिक आणि शारीरिक क्षमता यांची नोंद करू शकतो. ज्या गोष्टी एका विशिष्ट वेळेलाच व्हायला पाहिजेत त्याच्यासाठी हवा असल्यास अलार्म लावू शकतो. या सगळ्यामुळे काय करायचं आणि काय नाही करायचं याचा निर्णय सुधारत जातो. त्याच प्रमाणे आपली रेफरन्स मटेरिअल्स जसे, शाळा-कॉलेजातली प्रमाणपत्रे, नोकरीची प्रस्ताव-अनुभव पत्रे, घराची-गाडीची आणि इतर आर्थिक व्यवहारांची कागदपत्रे, बिल्स, या सगळ्यांसाठी एक फाइल सिस्टिम असावी आणि ती लेबल लावून नीट रचून ठेवावीत जेणे करून फारशी शोधाशोध करावी लागणार नाही.

रिव्ह्यू

आपण सातत्याने आपल्या "ओपन लूप्स" चा आढावा घेत राहिलो आणि त्याची नोंद करत राहिलो तरच आपला ह्या प्रणालीवरचा विश्वास दृढ होईल असं अ‍ॅलन म्हणतो. त्यासाठी "विकली रिव्ह्यू'" हा पर्याय त्याने सुचविला आहे. ज्यात आपण दैनंदिन जीवनातल्या जबाबदार्‍या म्हणून कराव्या लागणार्‍या गोष्टी (हॉरिझाँटल लेव्हल ऑर ग्राउंड लेव्हल अ‍ॅक्शन्स उदा. ट्रेनचा पास, आठवड्याचा बाजार इ. दैनंदिन जीवनातल्या गोष्टी) आणि ध्येयपूर्तीच्या दृष्टीने साध्य करायची छोटी छोटी पावलं (व्हर्टिकल लेव्हल ऑर ३०-४०,००० फूट लेव्हल उदा. ३-४ वा अधिक वर्षाच्या कालावधीत साध्य करायची व्यावसायिक वा कौटुंबिक ध्येय वगैरे) या सगळ्यांचा विचार करून प्रोजेक्ट लिस्ट, नेक्स्ट अ‍ॅक्शन लिस्ट, वेटिंग फॉर समवन लिस्ट, समडे मेबी लिस्ट या सगळ्यांचा नव्याने आढावा घ्यायचा. कधी कधी नव्याने घेतलेल्या कामामध्ये नेमकं काय करायचं हा गोंधळ होतो, म्हणून काम एक पाऊल पुढे सरकविण्याच्या दृष्टीने ब्रेन्स्टॉर्मिंगसाठी अ‍ॅलनने एकच मंत्र दिलाय. तो म्हणतो दरवेळेला "मग, पुढली छोटी पायरी कोणती?" या प्रश्नावर विचार करायचा. मग आपल्याला आपोआप नेक्स्ट अ‍ॅक्शन सापडते. कारण मोठा प्रवास हा छोट्या छोट्या पावलांनीच होत असतो.

डू

कुठल्याही एखाद्या वेळी आपण तीन पैकी एक काहीतरी करत असतो. १.आपलं ठरलेलं (अ‍ॅक्शन लिस्ट मधलं) काम करत असतो. २. आपण अ‍ॅक्शन लिस्ट बनवत असतो. ३. वा अचानक आलेलं काम करत असतो. अ‍ॅलन म्हणतो लाईफ ब्रिंग्ज सरप्राइजेस,आपण आपलं ठरलेलं काम करत असतो आणि आपल्यापुढे अचानक उद्बवलेलं काम दत्त म्हणून उभं राहतं. अशी अचानक उद्भवलेली कामं, हातातलं काम सोडून करायला घेण्यापूर्वी या कामामुळे आपणं कुठलं काम न करण्याच ठरवतोय याचाही नीट विचार करावा आणि त्यानुसार योग्य तो निर्णय घ्यावा. अर्थात हा निर्णय तुमचा अधिकाधिक अचूक तेव्हाच होऊ शकतो जेव्हा तुमची नेक्स्ट अ‍ॅक्शन लिस्ट टॅग्जसहीत तयार असते. कोणतं काम निवडायचं या निर्णयासाठी अ‍ॅलन या चार बाबी तपासायला सांगतो. १. सद्य परिस्थिती आणि उपलब्ध साधनं २. कामाला लागणारा वेळ आणि तुमच्या कडे उपलब्ध असलेला वेळ ३. सद्य शारीरिक आणि मानसिक क्षमता आणि अखेर ४. प्राधान्यक्रम. अर्थात या सगळ्यांच्या जोडीला तुमची विवेकबुद्धीही आणि अंदाजही कामी येतोच.

थोडक्यात अ‍ॅलनचं हे पुस्तक स्टीव्हनं कव्हींच्या सात सवयींमधली तिसरी सवय वेगळ्या पद्धतीने मांडतं. कव्हींची तिसरी सवय ही "व्यक्तिगत व्यवस्थापन" म्हणजेच चौथ्या पिढीतलं वेळेचं नियोजन सांगते. हा मार्ग टॉप डाउन आहे. म्हणजे आपल्याला सर्वप्रथम आपल्या खाजगी, व्यावसायिक, सामाजिक अशा जीवनातल्या वेगवेगळ्या स्तरातली दूरगामी आणि नजीकची लक्षं माहीत असणं गरजेचं आहे. त्या प्रत्येक स्तराला न्याय देण्याच्या अनुषंघाने आपण आपल्या आठवड्याच्या कामांची आखणी करायची (विकली प्लानर). याउलट जीटीडी ही बॉटम अप आहे. अ‍ॅलनच्या म्हणण्यानुसार काही महत्त्वाची नसलेली कामं करणं आपलं कर्तव्य असतं. (ग्राउंड जिरो लेव्हलची कामं). त्यामुळे वेळेचं नियोजन करण्याऐवजी कामांचं नियोजन (अ‍ॅक्टिव्हिटी मॅनेजमेंट) करून सगळ्याच स्तरातली अधिकाधिक काम आपण तडीस लावू शकतो.